Cara Cepat Mencetak Undangan Kepada Pemilih (mode c6) dengan Mail Merge

Model C 6 atau Surat Pemberitahuan Pemungutan Suara  telah telah didistribusikan ke tingkat PPS atau bahkan ada yang sudah sampai ke KPPS. Penulisan undangan tersebut akan memakan waktu yang lama apabila di tulis tangan karena di C 6 adadata NIK yang harus ditulis. Namaun apabila dicetak computer dengan menggunakan Mail Merge pekerjaan tersebut akan lebih cepat. Apabila dalam satu TPS ada 500 pemilih akan selesai tidak lebih dari 30 menit, tentunya tergantung printernya. Dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Langkah Pertama :  

Buat File dalam MS word seperti gambar berikut :

file tersebut sudah di seting susnannya sama dengan  dengan model C 6 yang dari KPU.menggunakan text box

Menyiapkan data (soft copy DPT) dapat diperoleh di PPS ,Data DPT, perlu dirubah dulu, dengan membuang row judul.sehingga seperti gambar Kalau sudah dirubah seperti gambar di atas lalu simpan, misalnya di D: dengan nama data c61.   

Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

2.    Selanjutnya kita akan memilih data source.

3.    Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

4.    Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

5.    Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

6.    Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.dengan menaruh kursor di dalam kotak, nama,alamat,TPS,NKK dll

Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

1.    Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.

Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.

Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.